دستگاه حضوروغیاب در سال‌های گذشته کمک قابل‌توجهی به کنترل ورود و خروج کارکنان در ساعات اداری در محاسبه زمان کارکرد و محاسبه حقوق و دستمزد و... کرده است که با توجه به شرایط خاصی که در شرکت‌ها، سازمان‌ها و مؤسسات مختلف جهت تردد و حضور کارکنان تعریف می‌شود، کنترل تردد به‌خصوص برای مکان‌های بزرگ بدون این دستگاه‌ها بسیار سخت و در برخی موارد غیرممکن خواهد بود.
جهت کنترل تردد و حضوروغیاب کارکنان، کارت و کلمه عبور مشکلاتی مانند گم‌شدن، فراموشی و سرقت را به همراه دارد. فناوری‌هایی که می‌تواند به این مشکلات غلبه نماید، فناوری‌های تشخیص چهره، اثرانگشت و کف دست می‌باشد که با استفاده از این فناوری‌ها، احتمال سوءاستفاده افراد به حداقل ممکن و عددی نزدیک به صفر خواهد رسید. ضمن اینکه این فناوری‌ها مشکلات و معضلات استفاده از یک شناسه همراه مانند کارت و یا به خاطر سپاری کلمه عبور را به‌طور کامل از بین برده است.
ویژگی‌های دستگاه حضوروغیاب
- داده‌ها از طریق ترمینال و بلافاصله به نرم‌افزار مرتبط با آن منتقل می‌شود. این داده‌ها از طریق نرم‌افزار می‌توانند به‌صورت یکپارچه به سیستم‌های حقوق و دستمزد مرتبط شده و به‌صورت اتوماتیک به آن‌ها منتقل شوند.
- در صورت ایجاد امکانات و شرایط لازم، می‌توان کارکنان را از طریق تلفن همراه آن‌ها نظارت کرد و منطقه و محدوده جغرافیایی آن‌ها را مشخص کرد.
- اطلاعات و گزارش‌گیری آن به‌صورت آنلاین و زمان واقعی می‌باشد. درنتیجه بلافاصله مشخص می‌گردد چه شخصی در سازمان حضور دارد یا ندارد.
- مدیریت پرداخت بر اساس زمان کارکرد.
- ایجاد برنامه زمان‌بندی برای کارمندان و ارسال آن به گوشی‌های هوشمند آن‌ها.
- دستگاه حضوروغیاب دارای ویژگی‌ای است که می‌تواند مانند یک نرم‌افزار زمان‌بندی کار کند. با استفاده از آن کارمندان می‌توانند به‌راحتی ساعت‌های کاری و وظایف خود را تعریف کنند.
- با استفاده از آن کارمندان می‌توانند ساعات عدم حضور در کار، یا ساعات ناهار یا ساعتی که در جلسه هستند را اعلام کنند تا کسانی که اجازه دارند از آن باخبر شوند.
- با استفاده از آن کارمندان می‌توانند درصورتی‌که در ساعات غیر کاری مشغول انجام‌وظیفه هستند، آن ساعات را با شرح فعالیت در سیستم وارد کنند تا پس از تائید به‌صورت خودکار به سیستم حقوق و دستمزد منتقل شود.
مزایای استفاده از دستگاه حضوروغیاب
- یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف
- راحتی افراد در ثبت زمان ورود و خروج از سازمان با کارت‌شناسایی و یا اثرانگشت
- از بین رفتن خطاهای انسانی (بین فرد ثبت‌کننده و کارکنان)
- جلوگیری از سو استفاده کارمندان در ثبت غیرقانونی ورود و خروج از شرکت و یا هماهنگ کردن با فرد ثبت‌کننده اطلاعات
- گزارش‌گیری در زمان واقعی، سریع و بدون خطا
- جلوگیری از سو استفاده مدیران
- امکان نصب دوربین جهت ثبت تردد
- قابلیت شبکه شدن
- برخی از انواع پیشرفته دستگاه حضوروغیاب امکان استفاده در محیط‌های مرطوب و گرم، بدون اثرگذاری در کارکرد آن‌ها را دارند
- امکان استفاده از سیستم صوتی برای اعلام هشدار یا تشکر در زمان ثبت ورود شخص موردنظر
تکنولوژی رایج ثبت تردد حضوروغیاب:
۱. دستگاه حضوروغیاب کارتی و اثرانگشتی :
این ساعت‌ها شامل انواع کارت‌ها می‌باشد که پس از کارت زنی انگشت نمونه‌برداری شده را روی سنسور قرار می‌دهند تا مطابقت داده‌شده و زمان ثبت شود.
۲. دستگاه حضوروغیاب فقط اثرانگشتی :
با قرار دادن انگشت بر روی سنسور تشخیص اثرانگشت دستگاه حضوروغیاب و مقایسه آن با نمونه ثبت‌شده از قبل در سیستم ساعت ورود و خروج ثبت می‌شود.
۳. دستگاه حضوروغیاب اثرانگشتی و کد :
در این دستگاه حضوروغیاب پس از واردکردن کد پرسنلی از روی کیبورد دستگاه انگشت را بر روی سنسور قرار داده تا در صورت تطابق با نمونه موجود قبلی از آن شماره کد ساعت تردد ثبت شود. سرعت تشخیص در این حالت از نوع فقط اثرانگشتی حداکثر یک ثانیه بالاتر است.
۴. دستگاه حضوروغیاب تشخیص چهره :
یکی از جدیدترین تکنولوژی‌های روز دنیا می‌باشد که مبتنی بر سیستم بیومتریک است و برای برخی از سازمان‌ها، ارگان‌ها و بیمارستان‌ها و محیط‌های نظامی خاص و … مورداستفاده قرار می‌گیرد. دستگاه حضوروغیاب تشخیص چهره دقیقاً همانند دستگاه حضوروغیاب اثرانگشت می‌باشد اما تشخیص چهره با تکنولوژی نمونه‌برداری چند نقطه از صورت این تشخیص را انجام می‌دهد